Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzinformation für Bewerber
gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Ausschließlich aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.
Sehr geehrter Bewerber,
wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“), möchten wir Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die e-mobilio mit Sitz in der Medienbrücke 7. OG, Gisela-Stein-Str. 21, 81671 München (nachfolgend auch „e-mobilio“, „wir“ oder „uns“) im Rahmen des Bewerbungsprozesses und Ihre diesbezüglichen Rechte informieren.
Inhalt
1.1 Gemeinsam Verantwortliche für die Datenverarbeitung sind. 2
2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung. 23. Kategorien personenbezogener Daten. 3
4. Quellen der personenbezogenen Daten. 3
5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten. 4
6. Übermittlungen in ein Drittland. 4
7. Dauer der Datenspeicherung. 4
8. Ihre Rechte. 5
9. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling. 5
10. Änderungen an diesen Datenschutzinformationen. 6
Anlage 1: Datenschutzinformation zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO.. 7
1. Präambel 7
2. Allgemeine Angaben. 7
2.1 Gemeinsam Verantwortliche. 7
2.2 Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung. 7
3. Betroffene Personengruppen. 84. Kategorien von personenbezogenen Daten. 8
5. Gemeinsame Verantwortlichkeit und Zuordnung der Zuständigkeiten bei Prozessabschnitten. 8
6. Vereinbarungen der Verantwortlichen bzgl. ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten. 9
6.1 Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO.. 9
6.2 Anlaufstelle für die Geltendmachung von Betroffenenrechten gemäß DSGVO.. 9
6.3 Technische und organisatorische Maßnahmen. 10
6.4 Weitere datenschutzrechtliche Verpflichtungen gemäß DSGVO.. 10
1. Verantwortliche für die Datenverarbeitung & Datenschutzbeauftragter
1.1 Gemeinsam Verantwortliche für die Datenverarbeitung sind
Verantwortlicher A
| Verantwortliche B
|
Name: e-mobilio GmbH Adresse: Medienbrücke 7. OG Gisela-Stein-Str. 21, 81671 München E-Mail: info@e-mobilio.de Telefon: +49 89 / 25555560 Geschäftsführer: Ralph Missy, Denis Reichel | Name: co2.auto GmbH Medienbrücke 7. OG Adresse: Gisela-Stein-Str. 21, 81671 München E-Mail: info@co2.auto Telefon: +49 89 / 77997933 Geschäftsführer: Ralph Missy, Denis Reichel Name: co2.auto GmbH Niederlassung Österreich Adresse: Simmeringer Hauptstraße 24 1110 Wien E-Mail: info@co2-auto.at Telefon: +49 89 / 77997933 Geschäftsführer: Ralph Missy, Denis Reichel |
1.2 Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher A | Verantwortlicher B |
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter den folgenden Kontaktdaten: Lutz Mönig i. H. Pohl Consulting Team GmbH Mengeringhäuser Straße 3 34454 Bad Arolsen E-Mail: datenschutz@e-mobilio.de | Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter den folgenden Kontaktdaten: Lutz Mönig i. H. Pohl Consulting Team GmbH Mengeringhäuser Straße 34454 Bad Arolsen E-Mail: datenschutz@co2.auto |
Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich an unsere Geschäftsleitung oder an nachstehend die für uns zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Postfach 1349
91504 Ansbach
Telefon: +49 981 180093 0 | E-Mail: poststelle@lda.bayern.de
2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit anwendbaren Gesetzen, vor allem der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz („BDSG“), gestützt unter anderem auf die folgenden Rechtsgrundlagen:
- Für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses: Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten vornehmlich zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG).
- Zur Wahrung berechtigter Interessen: Teilweise verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren. Ein berechtigtes Interesse besteht etwa dann, wenn Ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z. B. Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen im Rahmen der Beweispflicht in einem Verfahren nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)) erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO).
- Auf Grundlage Ihrer Einwilligung: Sie können uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, etwa zur Berücksichtigung Ihrer personenbezogenen Daten und Bewerbung für weitere relevante offene Stellen in der Zukunft, erteilen (Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. Abschnitt 8 dieser Datenschutzinformation).
- Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, werden wir gemäß Art. 6 Abs.1 lit b) DSGVO, Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.
3. Kategorien personenbezogener Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und einem Vorstellungsgespräch stehen. Diese können unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien betreffen:
- Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit, Visa und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich), Bankverbindung (zur Erstattung von Reisekosten), interne Aufzeichnungen über das Vorstellungsgespräch;
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit wie etwa Schwerbehindertenstatus; Fotos, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlauben;
- Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z. B. Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Zeugnisse;
- Sonstige Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto;
- Sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Vorstellungsgespräch übermitteln.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.
4. Quellen der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen per Post, E-Mail oder über unser Bewerberportal unter der URL https://e-mobilio.jobs.personio.de/ (bereitgestellt von unserem Dienstleister Personio GmbH) erhalten. In bestimmten Fällen erheben wir personenbezogene Daten über Dritte, insbesondere über berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder Xing und ggf. über Personalvermittler.
5. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der (vor)vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Weiterhin werden Ihre Daten im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortung im Bedarfsfall innerhalb unserer verbundenen Unternehmen weitergegeben. Detaillierte Informationen dazu finden Sie in Anlage 1.
Gegebenenfalls nutzen wir Dienstleister für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (wie etwa für unser Bewerbermanagementsystem, für IT-Dienstleistungen und für unsere Rechenzentren), wobei Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und auf Basis datenschutzrechtlicher Vereinbarungen verarbeitet werden. Für weitere Informationen können Sie sich gerne an uns wenden.
Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der e-mobilio erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.
6. Übermittlungen in ein Drittland
Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich innerhalb Deutschlands, der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet, wo die Bestimmungen der DSGVO gelten. Eine Datenübermittlung an Länder, Staaten oder internationale Organisationen außerhalb des EWR („Drittstaat“) findet i. d. R. nicht statt.
Insofern jedoch einer unserer Dienstleister oder die Dienstleister ggf. ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben, übermittelt die e-mobilio Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in ein sogenanntes Drittland, in dem die DSGVO-Bestimmungen nicht gelten. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten wird in solchen Fällen nur durchgeführt, sofern die Bedingungen des Kapitels 5 (Art. 44 – 50) der DSGVO sowie die sonstigen Bestimmungen der DSGVO umgesetzt und eingehalten werden.
Dies betrifft vor allem die Anbieter unserer eingesetzten Cloud-Anwendungen, für unser unternehmensweites Kommunikationssystem und für unser CRM-System.
Zwar achten wir darauf, dass dabei möglichst Server innerhalb von Deutschland und der EU für die Speicherung der Daten verwendet werden, es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten in diesem Zusammenhang in ein Drittland (z. B. die USA) weitergegeben und dort verarbeitet werden.
Wir haben mit all unseren derartigen Dienstleistern entsprechende Verträge geschlossen und zudem vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien gemäß Kapitel 5 (Art. 44 - 50) der DSGVO zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.
7. Dauer der Datenspeicherung
Sollten wir Sie nicht für die Besetzung einer Stelle berücksichtigen können, werden Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (nach der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch sowie aus arbeitsrechtlichen Vorschriften ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen fünf (5) bis zehn (10) Jahre. Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei (3) Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig (30) Jahre betragen können. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.
Insofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Speicherung Ihrer Bewerbung in unserem Talentpool nicht schon vorab erteilt haben, erhalten Sie gegebenenfalls im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme Ihrer Daten in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten für 12 Monate ab Erteilung Ihrer Einwilligung in unserem Talentpool speichern und danach entsprechend löschen.
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft zu widerrufen. Nicht davon betroffen sind Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 7 dieser Datenschutzinformation).
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie darüber hinaus gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es bestehen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
Um Ihre Rechte geltend zu machen oder sofern Sie weitere Fragen zur Datenverarbeitung haben, können Sie sich unter den in Abschnitt 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling
Für den Bewerbungsprozess und Anbahnung des Beschäftigungsverhältnisses nutzen wir keine automatische Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Ein Profiling findet bei uns grundsätzlich ebenfalls nicht statt.
Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
10. Änderungen an diesen Datenschutzinformationen
Die e-mobilio behält sich das Recht vor, diese Datenschutzinformationen jederzeit zu ändern.
Anlagen
Anlage 1: Datenschutzinformation zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO
Anlage 1: Datenschutzinformation zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 Abs. 2 DSGVO
Präambel
Zwischen den Verantwortlichen besteht im Bereich Bewerbungen eine Zusammenarbeit gem. Art. 26 DSGVO in Verbindung mit Art. 4 Nr. 7 DSGVO (Zusammenarbeit zweier oder mehrerer Verantwortlicher bei der Verarbeitung personenbezogener Daten). Da es im Rahmen dieser Zusammenarbeit möglich oder notwendig ist, dass die gemeinsam Verantwortlichen Zugriff auf ihre personenbezogenen Daten erhalten, sind diese bezüglich der nachfolgend beschriebenen Prozesse gemeinsam für den Schutz ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Nachfolgend werden weiterhin die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung zwischen den Verantwortlichen zur Erfüllung ihrer Pflichten gemäß der DSGVO dargestellt.
2. Gemeinsam Verantwortliche
Verantwortlicher A | Verantwortliche B |
Name: e-mobilio GmbH Adresse: Medienbrücke 7. OG Gisela-Stein-Str. 21 81671 München E-Mail: info@e-mobilio.de Telefon: +49 89 / 25555560 Geschäftsführer: Ralph Missy, Denis Reichel | Name: co2.auto GmbH Adresse: Gisela-Stein-Str. 21, 81671 München E-Mail: info@co2.auto Telefon: +49 89 / 77997933 Geschäftsführer: Ralph Missy, Denis Reichel Name: co2.auto GmbH Niederlassung Österreich Adresse: Simmeringer Hauptstraße 24 1110 Wien E-Mail: info@co2-auto.at Telefon: +49 89 / 77997933 Geschäftsführer: Ralph Missy, Denis Reichel |
3. Zwecke und Beschreibung der Verarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung ist die Besetzung offener Stellen bei allen Verantwortlichen durch ein koordiniertes Bewerbungsmanagement. Die Bewerberdaten dienen der Beurteilung der Eignung und werden benötigt, um über die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch zu entscheiden.
Die Bewerberdaten werden von allen Parteien gemeinsam verarbeitet, um möglichst viel Synergien zu nutzen. So werden auch gemeinsame Kampagnen durchgeführt, auf deren Ergebnisse in Form der gewonnenen Bewerberdaten gemeinsam zugegriffen wird.
Die Bewerbungen gehen entweder auf dem Postweg, per Mail oder über die Homepage bei den jeweils Verantwortlichen, bzw. über das zentrale Bewerbungsportal online ein. Bei eventuellen telefonischen Bewerbungen werden die Bewerber aufgefordert, einen der zuvor beschriebenen Wege zu verwenden. Im Fall der Papierform wird die Post durch Human Ressources geöffnet, mit einem Eingangsstempel versehen, eingescannt und in das Bewerbermanagementtool „Personio“ eingepflegt. Bei Online-Bewerbungen wird bereits im ersten Übermittlungsprozess die Bestätigung der Kenntnisnahme der bereitgestellten Datenschutzerklärung eingeholt, sowie die Information zur Weitergabe der Daten innerhalb der verbundenen Unternehmen bereitgestellt. Die Daten werden größtenteils automatisiert erhoben bzw. durch Mitarbeiter im jeweiligen Bewerbungsmanagementsystem eingegeben. Hierbei wird als Tool eine SaaS-Anwendung der Personio GmbH eingesetzt. Die Daten werden dem jeweiligen Verantwortlichen zur Verfügung gestellt und von diesem bearbeitet. Im Fall einer negativen Entscheidung wird der Bewerber sofort unterrichtet. In einem positiven Fall wird mit dem Bewerber zuerst das persönliche Gespräch über eine Videokonferenz gesucht. Im weiteren Verlauf wird der Bewerber zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Führt dieses zur Einstellung, werden die Bewerbungsunterlagen in einen Personalstamm eingebracht. Elektronische Bewerbungen werden ebenfalls über das E-Mail-Postfach abgewickelt. Das weitere Verfahren ist identisch zum Postweg. Eine Rücksendung der elektronischen Unterlagen erfolgt nicht. In beiden Fällen werden die elektronischen Daten nach sechs (6) Monaten gelöscht, außer es liegt das Einverständnis des Bewerbers für eine längere Speicherung im Bewerberpool vor. Ein weiterer Weg ist die Nutzung von Online-Plattformen, auf denen sich entweder das Unternehmen oder auch die Bewerber präsentieren. Die Steuerung wird über die Personio-Anwendung durchgeführt. Der weitere Weg der Bewerbung ist identisch zur obigen Beschreibung. In den jeweiligen Fällen werden die elektronischen Daten nach sechs (6) Monaten gelöscht, außer es liegt das Einverständnis des Bewerbers für eine längere Speicherung im Bewerberpool vor.
4. Betroffene Personengruppen
Betroffene Personengruppen der Verantwortlichen A und B sind Bewerber.
5. Kategorien von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und einem Vorstellungsgespräch stehen. Diese können unter anderem die folgenden personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien betreffen:
- Personenbezogene Angaben und Kontaktinformationen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Ehestand und Staatsangehörigkeit, Visa und Arbeitserlaubnis (soweit erforderlich), Bankverbindung (zur Erstattung von Reisekosten), interne Aufzeichnungen über das Vorstellungsgespräch;
- Besondere Kategorien personenbezogener Daten, wie z. B. Angaben zum Familienstand, die Rückschlüsse über Ihre sexuelle Orientierung erlauben können; Angaben zu Ihrer Gesundheit wie etwa Schwerbehindertenstatus; Fotos, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft und ggf. Ihre Sehkraft und/oder Religion erlauben;
- Ausbildungs-, Leistungs- und Beschäftigungsdaten, wie z. B. Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung, Zeugnisse;
- Sonstige Bewerbungsunterlagen, wie z. B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Foto;
- Sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Vorstellungsgespräch übermitteln.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.
6. Gemeinsame Verantwortlichkeit und Zuordnung der Zuständigkeiten bei Prozessabschnitten
Auch wenn eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, haben die Verantwortlichen die datenschutzrechtlichen Pflichten entsprechend ihrer jeweiligen Zuständigkeit für die einzelnen, nachfolgend dargestellten, Prozessabschnitte zu erfüllen.
6.1 Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist der Verantwortliche A für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei den folgenden Prozessabschnitten zuständig:
Erhebung der Daten: Erhebung der jeweils projektbezogenen personenbezogenen Daten der entsprechenden Betroffenengruppen; Informationspflichten gem. Art. 13, 14 und 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO.
Speicherung der Daten: Speicherung der Daten im Bewerbermanagement-System bzw. in eigenen Datenspeichern.
Verarbeitung / Nutzung der Daten: Erfassung, Bearbeitung und Auswertung der o. g. Datenkategorien im Bewerbermanagementsystem zur Sondierung der relevanten Bewerber. Ggf. Weitergabe an die entsprechenden Ansprechpartner für die Bearbeitung der Bewerbung. Im Einstellungsfall Weitergabe der Daten an die Personalverantwortlichen. Ausdrucken, Kopieren, Archivieren, Löschen und Vernichten der Daten und Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Löschung der Daten: Gemäß Löschkonzept.
6.2 Im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit ist der Verantwortliche B für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei den folgenden Prozessabschnitten zuständig:
Erhebung der Daten: Erhebung der jeweils projektbezogenen personenbezogenen Daten der entsprechenden Betroffenengruppen; Informationspflichten gem. Art. 13, 14 und 26 Abs. 2 Satz 2 DSGVO.
Speicherung der Daten: Speicherung der Daten im Bewerbermanagement-System bzw. in eigenen Datenspeichern.
Verarbeitung / Nutzung der Daten: Erfassung, Bearbeitung und Auswertung der o. g. Datenkategorien im Bewerbermanagementsystem zur Sondierung der relevanten Bewerber. Ggf. Weitergabe an die entsprechenden Ansprechpartner für die Bearbeitung der Bewerbung. Im Einstellungsfall Weitergabe der Daten an die Personalverantwortlichen. Ausdrucken, Kopieren, Archivieren, Löschen und Vernichten der Daten und Unterlagen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Löschung der Daten: Gemäß Löschkonzept.
6.3 Für die nachfolgend dargestellten Prozessabschnitte sind die Verantwortlichen gemeinsam zuständig:
Festlegung des Zweckes der Datenverarbeitung, Festlegung der betroffenen Kategorien personenbezogener Daten, Gewährleistung der Betroffenenrechte gemäß Art. 15, 16, 17, 18, 19, 20 und 21 DSGVO, Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO, Risikobewertung und (falls erforderlich) Durchführung von Datenschutzfolgeabschätzungen (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO, sowie Abstimmung mit den Aufsichtsbehörden, Bewertung und Überwachung von Auftragsverarbeitern gemäß Art. 28 DSGVO, Bereitstellung und Dokumentation von Verarbeitungsverzeichnissen (VVZ) gemäß Art. 30 DSGVO, Bewertung und Kommunikation bei Datenschutzverletzungen gemäß Art. 33, 34 DSGVO.
7. Vereinbarungen der Verantwortlichen bzgl. ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten
7.1 Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO
Entsprechend den vertraglichen Vereinbarungen stellen die Verantwortlichen den betroffenen Personen die gemäß Art. 13 und 14 DSGVO erforderlichen Informationen in transparenter und leicht verständlicher Form zur Verfügung. Hierbei lässt jeder Verantwortliche dem anderen Verantwortlichen sämtliche dafür notwendigen Informationen aus seinem Wirkungsbereich zukommen.
7.2 Anlaufstelle für die Geltendmachung von Betroffenenrechten gemäß DSGVO
Die Verantwortlichen können eine Anlaufstelle benennen, an die sich Betroffene wenden können, um ihre Rechte gemäß der DSGVO geltend zu machen. Unabhängig von dieser Vereinbarung können betroffene Personen ihre Rechte gemäß Art. 26 Absatz 3 DSGVO grundsätzlich immer gegenüber jedem der Verantwortlichen geltend machen. Die Verantwortlichen informieren sich unverzüglich gegenseitig über von Betroffenen geltend gemachten Ansprüche, und stellen einander alle für die Bearbeitung notwendigen Informationen zur Verfügung.
7.3 Technische und organisatorische Maßnahmen
Die Verantwortlichen haben vereinbart, alle gesetzlichen Vorgaben gemäß Art. 32 DSGVO mithilfe von geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu erfüllen, um ein angemessenes Schutzniveau für die Verarbeitung personenbezogenen Daten gewährleisten zu können.
7.4 Weitere datenschutzrechtliche Verpflichtungen gemäß DSGVO
Die Verantwortlichen haben sich verpflichtet, sich gegenseitig bei der Einhaltung der vertraglich vereinbarten Festlegungen sowie aller anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen gegenseitig zu unterstützen und entsprechend abzustimmen. Insbesondere betrifft dies die folgenden Bereiche:
- Maßnahmen bei etwaigen Datenschutzverletzungen;
- Zusammenarbeit mit den zuständigen Datenschutzbehörden;
- Erstellung und Pflege von Verarbeitungsverzeichnissen;
- Abstimmung bei etwaigen Löschungen personenbezogener Daten (gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etc.);
- Einschaltung von Auftragsverarbeitern;
- Zusammenarbeit mit den jeweiligen Datenschutzbeauftragten;
- Verpflichtung aller mit der Datenverarbeitung beschäftigen Personen zur Wahrung der Vertraulichkeit.